TUTO-PRATIQUE : Comment effectuer un remboursement CB sur votre TPE ?
Pour tous les professionnels effectuant des encaissements par carte bancaire, il est essentiel de savoir comment réaliser un remboursement CB sur son terminal de paiement (TPE). Que ce soit pour rectifier une erreur de facturation, gérer un retour de produit ou satisfaire un client insatisfait, la capacité à traiter rapidement et efficacement les remboursements renforce la confiance et la satisfaction de vos clients.
Au plus proche de ses clients, Sextant Monétique a créé ce guide pour vous aider à effectuer un remboursement par carte bancaire sur votre TPE aussi nommé opération à crédit. Ainsi, vous serez mieux équipé pour gérer les remboursements CB de manière professionnelle et en toute conformité.
Remboursement : lois et réglementations
En France, les remboursements par carte bancaire sont régis par diverses lois et réglementations qui visent à protéger les consommateurs et à garantir des pratiques commerciales équitables. Le Code de la consommation, notamment les articles L211-1 et suivants, encadre les obligations des commerçants en matière de remboursements.
Pour simplifier, le commerçant est tenu de rembourser son client dans les cas suivants :
– L’impossibilité de respecter le contrat établi, c’est-à-dire en cas d’un délai de livraison trop long ou d’indisponibilité du produit vendu.
– La non-conformité du produit.
– Le retrait du produit car considéré comme dangereux.
En France, le délai de rétraction est de 14 jours et prend effet à l’achat en magasin et à la réception du produit pour les achats en ligne.
Durant ces 14 jours, le client peut retourner l’article sans avoir de motif à fournir, tant que celui-ci est dans son emballage d’origine et que le client dispose de son ticket de caisse. Les commerçants peuvent décider d’offrir des politiques de retour plus avantageuse que la loi l’exige, par exemple 30 jours pour les retours de produits en magasin.
Dans tous les cas, le remboursement doit impérativement intervenir dans les 14 jours après le retour de l’article. De plus, la loi stipule que si un client a payé par carte bancaire, le remboursement doit être effectué par carte bancaire. Cela garantit la traçabilité et la sécurité des transactions. Attention, le remboursement par carte bancaire doit être effectué sur la même carte bancaire que celle utilisée lors du paiement d’origine.
Pour assurer la conformité avec les lois et réglementations en vigueur, il est obligatoire pour les commerçants d’informer clairement les clients de leur droit de rétraction ainsi que des modalités de retour et de remboursement. Celles-ci doivent être consultables dans le point de vente ou sur le site internet.
Les commerçants doivent aussi conserver les enregistrements détaillés de l’ensemble des transactions et remboursements effectués, former leur collaborateur sur les procédures de remboursement et les exigences légales, et utiliser des terminaux de paiement (TPE) conformes aux normes de sécurité en vigueur, soit actuellement, la norme PCI-DSS. Enfin, ils doivent être à l’écoute des clients et réagir rapidement à leurs demandes de remboursement pour éviter la procédure de rétrofacturation (chargeback) et les frais associés.
Afin de réaliser des remboursements par carte bancaire de manière conforme et professionnelle, il est essentiel de comprendre et respecter ces notions juridiques et complémentaires. Cela contribue également à renforcer la confiance et la satisfaction des clients.
Comment effectuer un remboursement CB sur son TPE ?
Rembourser vos clients rapidement et facilement est essentiel pour maintenir leur satisfaction.
Voici ci-dessous les étapes à suivre pour effectuer un remboursement par carte bancaire sans accroc via votre TPE.
Rassembler les informations nécessaires
Afin de procéder à un remboursement CB via votre terminal de paiement, il est crucial de préparer correctement les informations nécessaires pour assurer une transaction fluide et sans erreur.
Vous devez disposer du ticket de caisse de votre client. Il contient des informations comme la date d’achat, le montant du ou des produits ainsi que le numéro de transaction, indispensable pour localiser et vérifier la transaction d’origine dans le terminal de paiement (TPE).
Une fois ces informations recueillies et justifiées par le ticket de caisse du client, vous pouvez procéder au remboursement par carte bancaire.
TPE Ingenico : effectuer un remboursement CB
Pour réaliser un remboursement par carte bancaire via un terminal de paiement (TPE) Ingenico, deux manipulations sont possibles en fonction du modèle de votre appareil.
Pour les TPE Ingenico de la gamme Telium, suivez les instructions suivantes :
> Sur l’écran principal de votre TPE Ingenico Telium, cliquez sur la touche jaune.
> Sélectionnez l’option “CREDIT” puis validez en appuyant sur la touche verte.
> Renseignez le montant à créditer puis validez.
> Insérez la carte bancaire du client dans le lecteur du TPE puis confirmez en appuyant sur la touche verte.
> Passez votre carte domiciliation dans le lecteur piste du terminal et confirmez à nouveau.
> Le ticket s’imprime.
> Validez une deuxième fois en appuyant sur la touche verte pour imprimer le deuxième ticket.
Pour les TPE Ingenico de la gamme Tetra, suivez la procédure ci-dessous :
> Sur l’écran d’accueil de votre TPE Ingenico Tetra, cliquez sur “PAIEMENT”.
> Tapez sur l’icône “CHARGER TRANSACTION” jusqu’à ce que votre TPE affiche “CREDIT 0,00EUR”.
> Renseignez le montant du remboursement à effectuer puis cliquez sur la touche verte pour valider.
> Insérez la carte bancaire du client dans le lecteur.
> Faites glisser votre carte de domiciliation bancaire dans le lecteur piste du TPE, situé à droite de l’appareil.
> Appuyez sur la touche verte pour valider le remboursement.
> Le ticket client s’imprime automatique.
> Validez ensuite l’impression du ticket commerçant.
TPE Pax Technology : effectuer une opération à crédit
Pour un remboursement réussi sur un terminal de paiement du fabricant Pax Technology, suivez les étapes suivantes :
> Cliquez sur les trois petits points en haut à droite pour accéder au menu de paiement.
> Sélectionnez “Annulation”.
> Saisissez le montant à rembourser au client.
> Insérez la carte du client et saisissez votre code d’accès.
> Une fois le remboursement/l’annulation validé, retirez la carte bancaire du client.
> Sélectionnez le mode de récupération du ticket client : l’impression ou l’envoi par email/SMS.
Suivre ces procédures vous aidera à effectuer des remboursements CB ou opérations de crédit de manière efficace et précise selon votre modèle de TPE, garantissant ainsi une expérience positive pour vos clients.
Assurer le suivi du remboursement
Lorsque le remboursement par carte bancaire est effectué, il est primordial de bien assurer son suivi pour garantir une gestion efficace et éviter toute confusion.
En premier lieu, vous devez archiver le ticket de remboursement édité suite à la réalisation de l’opération de crédit sur votre TPE. Vous devez également bien fournir à votre client son ticket CB attestant que le remboursement a été effectué.
Ensuite, il est impératif de vérifier que le remboursement est bien enregistré dans votre système de comptabilité interne en y comprenant le montant remboursé, la date et le numéro de la transaction. Il est conseillé de vérifier après chaque remboursement que le montant indiqué sur le ticket et celui de votre relevé bancaire sont identiques pour éviter tout litige et problématique comptable.
En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque remboursement est bien documenté, que votre comptabilité est à jour, et que vos clients sont bien informés, contribuant ainsi à une gestion efficace et à une expérience client positive.
Savoir comment effectuer un remboursement par carte bancaire sur votre terminal de paiement est une compétence essentielle pour tout commerçant. Une gestion professionnelle et transparente des remboursements contribue non seulement à la satisfaction des clients, mais également à la réputation positive de votre entreprise.
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